Copropriété : quels documents mettre à disposition sur l’extranet ?

Copropriété : un extranet avec un contenu minimal

Un syndic professionnel est tenu de mettre à disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (un « extranet ») aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés.

Pour rappel, un syndic professionnel peut ne pas mettre en œuvre un extranet s’il en est dispensé par une décision des copropriétaires votées lors d’une AG prise à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble.

A compter du 1er juillet 2020, dès lors qu’il sera mis en place, certains documents devront obligatoirement être disponibles sur cet extranet, à savoir :

• des documents relatifs à la gestion de l’immeuble ;
• des documents relatifs à un lot de copropriété ;
• des documents seulement consultables par les membres du conseil syndical.

Les documents relatifs à la gestion de l’immeuble sont :

• le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
• la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
• le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
• les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
• l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• le contrat de syndic en cours.

En ce qui concerne les documents relatifs à un lot de copropriété, l’extranet doit comporter :

• le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
• lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
• les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Enfin, les documents seulement consultables par les membres du conseil syndical sont :

• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
• le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
• la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
• la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Source : Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne

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